東京都 A寺院様 【単立】
基本情報
- 導入システム：プロ
- 檀家数：1,000家以上
- 名簿整理：檀家名簿、過去帳、会費データの整理
- 開発機能：塔婆進捗管理／塔婆受付一覧出力／口座振替データの一括登録／未納者管理
相談時の状況
檀家管理にはスタンドアロン型のソフトを活用して管理をされていましたが、それだけでは機能が不足しており、追加で塔婆管理のシステムを開発してもらい、会費未納者の管理はご住職自身がaccessを組んで管理されていました。３つのソフトが完全には連動しておらず、表記ゆれや更新漏れなどが発生しており、最新の情報を把握することが非常に困難な状態になっていました。
いよいよ管理が難しくなり、新しく作り替えを検討している中で、これからはクラウドの時代になるだろうとご相談を頂きました。出来る限り今のシステムに操作性を似せた形にし、３つのソフトの機能を一つにまとめる設計を行いました。また、３つのソフトでデータにズレが生じていたため、檀家名簿、過去帳、会費管理のデータを突き合わせ、一つのデータにまとめる作業を行いました。
開発した内容
- 名簿整理
- 塔婆進捗管理
- 塔婆受付一覧出力
- 口座振替データの一括登録
- 未納者管理
名簿整理
現在使われているソフトの最新データ、口座振替のシステムに登録されているデータなど活用しているデータの最新版を一通り出力して頂き、バラバラになっているデータを弊社で突き合せていく作業を行いました。「表記ゆれ」「住所不一致」「データの重複」などをすべて洗い出し、ご住職に確認をして頂き、きれいな一つのデータに整理しました。
塔婆進捗管理／塔婆受付一覧出力
お盆の時期には500本を超える塔婆の申込があるため、それぞれの塔婆の準備状況を管理するシステムを追加で作られていました。出来得る限り、ボタンの配置や操作性が変わらないように設計を行い、受付一覧も今まで利用されていたシステムと同じフォーマットを採用しました。短期間に大量の情報量を処理しないといけない塔婆管理において、システムが変わって勝手が変わったせいで余計に時間がかかったとなってしまっては意味がありません。極力前のシステムを踏襲しつつ、改善できるところは手を加えました。
口座振替データの一括登録
こちらの寺院では護持会費の納入に口座振替サービスを利用されていました。年１回の作業とはいえ、数百件のデータを確認し、入金情報をシステムに入れなおすのは非常に時間がかかる作業ですし、間違えてはいけないため、神経を使う作業です。
この手間を減らすために、CSVの取り込み機能を実装しました。使用されているサービスサイトから入金結果のCSVをダウンロードし、それをそのままお寺まもる君にアップロードするだけで、入金情報を各檀家に振り分け保存できます。数日かかっていた作業が、ほんの数分で終わるようになりました。
未納者管理
未納者の中には、複数年にわたるものもあり、単年度で管理ができないため、住職がご自身にaccessを組まれ管理をされていました。ご案内を郵送する際は、紙で管理しているの入金情報と照らし合わしてチェックをし、印刷・郵送をされていました。
お寺まもる君を導入にあたって、この一連の流れが不要になるように設計をし、納入状況を入力していれば常に最新の未納者リストを表示し、ボタン一つで案内分を出力できるように実装しました。
導入後の変化
今まではaccessを使っていたため、住職のパソコンでしか見れなかった檀家情報が別の端末でも見れるようになったため、ご家族用のタブレットを新調され、そちらでも閲覧できるようにされ、クラウドの利点を生かした活用をされていました。
以前のシステムの良いところは引継ぎ、改善できるところは設計しなおして開発を行いましたので、新しいシステムに入れ替えたというよりは、バージョンアップをさせた形に仕上がっています。住職のお母様からもお礼のお言葉を頂き、大変嬉しく思います。
