導入事例
住職の声からできました！
万が一の時、過去帳は何がなんでも持ち出せ！
私たちスタッフはそう教えられてきました。それだけ過去帳は大事なお寺の財産です。帳面管理だと、その檀家名簿や過去帳が盗まれたら大変、火事や天災で消失したらこれも問題。やはり確実なデータ管理が必要です。紙媒体、帳面での管理ではなく、パソコン管理、USB管理だから安心と思われている方が一番危ないと言い切れます。PCもUSB外部メモリーも絶対ではありません。そうなるとデータを外部に保存することが万が一を避けることができるのです。歴史が刻まれた過去帳を未来に残すのであれば消えないデータ管理をおすすめするということです。もちろん、100%安心できる確かな管理法要など世の中にはありません。しかしながら、寺院内のみに保管しているよりも、消滅のリスクは少なくなることは確実です。紙媒体とクラウド型管理のダブル管理についてお考えください。
寺院での個人情報管理（檀家名簿、施主情報、過去帳、戒名情報、他）は、まだまだ対策がなされていないところが多いのも現実です。歴史が古い寺院であれば、明治より以前の過去帳情報もあるでしょう。もちろん、過去帳、戒名情報は紙媒体で保管することも大切です。（その時の住職が手書きした貴重なものでもあります）しかしそれだけでは、大切な寺院情報を守ることができません。
実際、火災や盗難で過去帳を失ってしまった寺院もございます。
最近では、パソコンを利用できる住職も増え、檀家名簿や過去帳も「エクセル」や「アクセス」などに入力し管理している寺院もございます。そのデータをパソコン内に保存、または外部メモリUSBなどに保存、いずれも完璧に情報を護っているわけではありません。
パソコンの故障、ハードディス破損クラッシュ、USB破損クラッシュ、パソコン、
USB自体の盗難という可能性もあります。
檀家名簿や過去帳を管理するだけであれば問題ありません、しかしそれを活用するとなると、紙媒体やエクセルでは対応しきれないのが事実です。しかし、そこに気づいていない住職も多く、非効率的な作業で苦労している寺院が多いと言えます。
クラウド化は管理のためだけではありません！
クラウドシステムのお話をすると「うちはエクセル管理で十分」といった声も伺います。「システム＝管理ツール」とお考えのご住職も多いのではないかと思います。もちろん根幹となる機能は管理です。しかし、クラウドシステムはその管理データを軸に「効率化」「活用」「蓄積」といった強みを発揮します。
効率化して時間に余裕を
まず一つ目は「効率化」です。「Access」ベースのシステムで管理している寺院様ではすでに実現されている部分だと思います。１年を通して様々な行事や法事があると思いますが、その時々で毎回行っている作業は無いでしょうか？
年忌案内の準備や、会費の管理、付け届けの管理、未納者への連絡、行事の出欠管理、塔婆の管理、自宅参りの予定表作成など、毎年エクセルやノートで管理しているものはありませんか？その管理がすべてシステム内で可能になり、ボタン一つで欲しい帳票を出力できるようになります。
そして、出力した帳票類は寺院様によってフォーマットが異なります。購入型のシステムやSaasと言われるクラウドシステムではシステムのフォーマットに寺院の運営を合わせなければなりません。つまり、システムに合わない部分は今まで通り紙で管理するということになってしまいます。それでは効率化できたとは言えません。かかる時間が大幅に削減されて初めて効率化できたと言えます。
効率化の事例
口座振替一括登録
３日作業→１５分
会費のお支払いに集金代行サービスを活用していますが、引落結果をシステムに登録しなおす作業が1000件近く発生していました。
お寺まもる君では集金代行サービスのCSVをアップロードするだけで、引落結果を自動で読み込んでくれるため、会費管理がとても楽になりました。
各種案内物の発送作業
１週間作業→半日
寺報や行事案内など、当寺院では年４回案内物を発送しています。その都度、妻が手書きで対応しておりましたが、お寺まもる君を導入して、発送物ごとの宛先管理ができるようになり、数クリックで宛名が出力できるようになりました。おかげで半日で発送作業が終わるようになりました。
付け届けの集計管理
１日作業→０分
今まで付け届けの管理はノートで行っておりました。合計金額の集計は伝田クでやるしかなく、数字が合わない事も多く、何度かチェックするはめになり、時間がかかっておりました。
お寺まもる君では金額を入力すれば、集計処理を自動でしてくれるため、集計する必要がなくなりました。ノート管理も不要になり、家毎や年毎の確認も楽になりました。
データ活用で檀家との繋がりを
二つ目は「活用」です。「管理」しているデータ（檀家門徒さんの情報や履歴）をどのように「運用」して、どのような価値を檀家門徒さんへ提供するのか、それが「活用」になります。
システム導入のご相談を頂くとき、私たちは最初に「目的」の確認をします。システムを導入することで何を実現したいですか？と必ず伺います。なぜなら、目的によって活用の仕方が変わり、活用の仕方が異なると運用も異なってくるからです。さらには、データをどう管理するかにも関わってくるからです。
「寺院離れ」が叫ばれる昨今、今までと同じやり方ではいけないと考えていらっしゃるご住職・副住職様も多いのではないかと思います。檀家門徒さんとの関りを今後どのようにしていきたいか、そのためにまず何の情報を整理して、活用していくべきかを是非ご検討ください。システム導入がそのきっかけになれば幸いです。
データ活用の事例
回忌案内の発送頻度
回忌法要の件数増加
今まで回忌の案内は年末に翌年分を準備して発送していました。
きちんと調べてみると、年の前半（１～６月）に比べて、年の後半（７～１２月）のお申込み率が低い状態にありました。
そこでシステム導入を機に、２ヶ月前に毎月案内を出すように運用を変えたところ、回忌法要の申込率があがり、檀家さんとの接点が増え、良い関係を築けるようになりました。
各種案内物の発送作業
葬儀のみの方の接点強化
当寺院では、葬儀社からの依頼も受けており、申込書をファイル管理していました。中には一周忌、三回忌とご依頼頂くケースもありましたが、こちらからアクション起こすことはしておりませんでした。
システム導入の際に、葬儀社依頼の方もデータ化して頂き、システム管理できるようにし、回忌案内を檀家さんとは文面を変えて送るようにしたところ、接点が増え、檀家になって頂ける家も出てきました。
クラウド化で迅速な対応
トラブル０へ
敷地内で幼稚園を運営しており、日中はそちらにいることも多く、門徒さんから電話がかかってきてもその場で答えることができず、一度寺院へ戻らなければなりませんでした。
その後、門徒さんと電話が繋がらないままになってしまいトラブルへ発展したこともあります。
クラウド化し、タブレット端末を持ち歩くようにしたことで、どこで電話を受けても、すぐに門徒さんの情報にアクセスでき、迅速にお答えできるようになりました。
情報を共有し、次の世代へ繋ぐ
最後は「共有」です。「共有」はクラウドシステムの最も強みを発揮する部分です。「Access」ベースのシステムでは、基本的には一台の端末でしか確認することができないため、情報の共有はメモを使われていたりとアナログに実施されているところも多いかと思います。
クラウドシステムは、クラウド上にあるサーバーにデータを保存しており、そこにどこからでもアクセスすることができます。
例えば、住職が外出中にかかってきた電話の内容を、外出先からリアルタイムに確認できるようになります。LINEやGoogle Cloudなど他のクラウドサービスとの連携（API連携）もできますし、檀家門徒さんとの情報共有も可能です。
そして、データはずっと残していくことができますので、ご住職を引き継ぐ際に、今までの檀家門徒さんとの履歴を全部引き渡すことができます。檀家門徒さんの事はご住職の頭の中に全部入っているというところも少なくないと思います。それ自体は大変素晴らしいことですが、裏を返すと、「ご住職にもしもの事があった際に、誰も何も分からない状態になる」ということでもあります。ご住職の頭の中のバックアップをとるというためにもシステム導入をご検討ください。
情報共有の事例
googleカレンダー連携
葬儀依頼をすぐに共有
お参りなどで一日外出していることも多く、葬儀や法事の電話は寺務スタッフが受けています。そのため、次の日の予定は寺院に戻らないとはっきりせず、直接電話がかかってきた時など、翌日の予定が分からずに困ることがありました。
今はシステムとgoogleカレンダーを連携して頂いたので、寺務スタッフが法事情報をシステムに入力すると自動でカレンダーに連携され、いつでもどこでも最新の予定を確認することができるようになりました。
画像データで共有
写真で思い出す仕組みを
施主様とはよくやり取りをするので、分からなくなるという事はありませんが、ご家族の方となると、分からなくなってしまう事も多々あります。
当寺院では回忌法要の際に、ご親族の写真をお撮りし、記念にお渡しをしております。
その写真データをシステムにも保存するようにしたことで、ご家族のことや、前の回忌のことを思い出しやすくなりました。ご家族にも写真をすぐに見せてあげることもでき、良いコミュニケーションのツールとなっています。
色分けをして丁寧な対応を
丁寧な窓口対応を実現
一番長く話をしているのは住職ですが、一番最初の接点は窓口や電話口で対応する寺務員です。
今まではお歳暮を頂いていても、寺務員まで情報が伝わっておらず、窓口でお礼を言えないことがあったりしました。そこで、窓口対応で気をつけてほしい檀家に色をつける機能をつけてもらいました。（青はお礼を、赤はトラブル発生中など）
色がついている檀家は詳細を確認してから対応するようにしたことで、窓口や電話口で細やかな対応ができるようになりました。
万全のセキュリティ体制を整えています！
24時間稼働
夜中に作業を行っている住職も多いため、システム更新時もサーバーを止めずに対応を行っています。
そのため、システム更新で使えなくなる時間帯はありません。
毎日自動バックアップ
日本国内2カ所のサーバーでデータ保管管理をしていますので、地震などの災害が起きたとしてもシステムが止まることはほぼありません。また、毎日24時に自動でバックアップデータを作成します。間違えてデータを削除してしまっても１日前の状態に復旧可能です。
SSL対応
インターネット上におけるデータの通信を暗号化し、送受信させる仕組みです。SSLによって通信データは保護され、第三者が盗み見しようとしてもデータの内容を解読することができません。
情報漏えい事故補償
万が一の時の損害賠償保険にも加入しております。情報漏えいによる損害賠償や対応費用などが補償されます。（寺院側のセキュリティー対策が原因での情報漏えいは補償対象外となる場合がございます。）
お寺まもる君 基本仕様
お寺まもる君は基本的な管理機能を備えたスタンダード版と、数千件のデータの複雑な管理に対応するために開発されたプロ版があります。
操作画面の見た目から大きく異なりますので、どちらも試して頂き、貴寺院に向いている方をご利用ください。
基本仕様
スタンダード版
ほとんどの寺院で必ず利用する項目、しかも充実した内容が特長です。シンプルに、利用したい項目をご覧頂けます。
| 機能 | 機能詳細 |
|---|---|
| 檀家名簿/過去帳 | 檀家、施主の住所連絡先情報＋過去帳情報＋葬儀布施情報＋備考記載可能 |
| 年間葬儀一覧表 | 檀家名簿内の過去帳より、現在の年を起点とし前後5年の新寂データを自動ピックアップ |
| 回忌表 | 檀家名簿内の過去帳より、年別の回忌情報を一発検索。本年並びに将来の回忌当たり情報を検索可能。檀家への連絡もスムーズ |
| マイページ | 登録利用寺院のデータ表記、マイページより寺院情報、パスワード変更が可能 |
| 一括出力 | 各データを書面に落とし込むことが可能 |
プロ版
数千の情報を一元管理し、必要な情報を素早くとり出せるように設計しています。操作方法もシンプルにマニュアル無しでも使えるように開発しています。
| 機能 | 機能詳細 |
|---|---|
| 檀家一覧 | 檀家の基本情報、施主の基本情報、過去帳、現在帳、回忌管理、行事管理、会費管理、履歴管理、変更履歴の自動保存が可能 |
| 過去帳 | 過去帳情報、年別過去帳の出力、中陰年回表の出力、新盆の抽出が可能 |
| 年間葬儀一覧表 | 檀家名簿内の過去帳より、現在年の新寂データを自動ピックアップ |
| 回忌表 | 檀家名簿内の過去帳より、年別の回忌情報を一発検索。本年並びに将来の回忌当たり情報を検索可能。回忌法要の出席管理も可能。 |
| 行事管理 | 行事の出席管理、出席者一覧の出力、塔婆の申込管理が可能 |
| 会費管理 | 護持管理費、墓地・納骨堂管理費の入金管理が可能 |
| 塔婆管理 | 申込塔婆の一覧表示、読み上げ表の作成が可能 |
| 帳簿管理 | 入金明細表、檀家名簿、宛名印刷（ラベル、ハガキ、封筒）、年回一覧表の出力が可能 |
| マスタ管理 | 檀家区分、分類、地区、行事、などの項目を自由に変更可能 |
檀家名簿管理
檀家名簿/過去帳が「お寺まもる君の心臓部」と言っても過言ではありません。このお寺まもる君の機能を最大限に発揮するベースとなるのが檀家情報、つまり施主の名前や住所、そして過去帳情報となります。檀家情報においては、施主の住所や連絡先、過去帳情報においては、その家の戒名情報を入力するだけとなります。その他追加で入力管理できる情報としては、施主の家族情報、戒名情報であれば葬儀情報として、葬儀布施や葬儀場所なども任意で入力管理が可能となります。
檀家情報、登録された檀家名を選択すると、その家の情報がすべて出てきます。 すべて、檀家名簿、それぞれの家ごとに管理しているということです。よって、檀家名簿＋過去帳情報が一体化されたシステムとなり、寺院内に紙媒体で保管している檀家名簿と過去帳帳面を一つで管理しているイメージとなります。
スタンダード版
プロ版
回忌表
調べたい年の回忌情報を、各回忌ごとに一発検索が可能です。49日忌～150回忌まで設定しております。全選択にチェックを入れて検索すればその年の回忌ごとの一覧をすべて表示可能です。また、回忌別に検索することも可能です。多くの寺院が、毎年暮れになると、翌年の回忌情報を過去帳から引っ張り出す作業をおこなっていると思います。檀家件数が多ければ多いほど大変な作業です。そこから引っ張り出した回忌情報をもとに、回忌当たり年の檀家にハガキでご連絡、本堂に貼りだしなどおこなっていると思います。その作業を大幅に軽減できるという便利機能なのです。
スタンダード版
プロ版
システム利用料 - 低コスト×安心安全 -
クラウド型檀家総合管理システム「お寺まもる君」のご利用代金は月額利用制となります。毎月一定のご利用料となり経費管理も簡単です。外部ストレージをご利用いただくことと同じです。（Dropbox、google、onedriveなど）お寺まもる君の利用料は宗教法人の経費扱いとなりますのでご安心ください。
月額のご利用料は、クラウド型システムのご利用料＋サポート料（保守管理費、データバックアップ費、万が一の時の補償対応）となります。システム利用料とはお寺まもる君の利用料、寺院データ保管サーバー利用料となります。サポート料は、常に寺院データの運用を管理、常にデータのバックアップ、万が一何かあったときのデータ補償などに対応するものです。万全なセキュリティー体制となっておりますので安心してご利用いただけます。1日あたり約358円～526円のコストとなり、クラウド型としては非常に低価格で対応しております。万が一の備えデータを保管し戦略的にデータを追加、更新、利用していくのであれば費用対効果はバツグンと言えます。
スタンダード版
9,800円／月
（税込み：10,780円／月）
１日当たり358円
初期費用：29,800円（税込み：32,780円）
プロ版
15,800円／月
（税込み：17,380円／月）
１日当たり579円
初期費用：49,800円（税込み：54,780円）
カスタマイズ開発
お寺まもる君の大きな特徴の一つがこのカスタマイズ開発です。ベースとなる基本機能に加えて、貴寺院オリジナルの機能を開発することが可能です。これまでに多くの寺院に導入をして頂きましたが、一つとして同じ形のシステムはありません。それだけ寺院によって管理したい内容や日々の運用が異なるということです。すべての寺院の要望にこたえるシステムにしてしまうと、複雑すぎて誰も使えないシステムになってしまうか、使わない機能やボタンのたくさんある使いにくいシステムになってしまいます。ですから、私たちは導入寺院専用にカスタマイズを行っているのです。
【開発した機能】月参り管理、祥月参り管理、自宅参り管理、星祭管理、付け届け管理、志納金管理、領収書印刷、口座引落データ連携、googleカレンダー連携、googlemap連携、未納者への案内出力、墓地地図管理、納骨堂地図管理、TODOリスト管理 など
機能開発はシステム導入後でも可能です。実際にシステムをご利用頂きながら、都度新しい機能を追加していくこともできます。導入寺院の中には、毎年一つ二つ新しい機能を追加しながら、利便性を高めていらっしゃいます。
どれだけカスタマイズ開発をしても月額の利用料は変わりません。
お問い合わせ・デモサイトのご依頼
クラウド型檀家総合管理システム「お寺まもる君」は
株式会社インダーセンス×株式会社コラボプラネット
のコラボレーション協同事業です。
